La FASE DINÁMICA, se refiere a como manejar el organismo social de cualquier organizacion o institucion. Y se divide en: Control, Dirección.
DIRECCION
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y supervisión.
(*_*)IMPORTANCIA:
1.*Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
2.*A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.
3.*La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
4.*Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
5.*A traves de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
(*_*) PRINCIPIOS.
1.*De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
2.*Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
3.*De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4.*De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.
5.*De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.
6.*Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
(*_*)TOMA DE DECISIONES.
La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en transcendencia y connotación. Sea cuales la decisión es necesario:
Una decisión puede variar en transcendencia y connotación. Sea cuales la decisión es necesario:
1.*Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
2.*Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
3.*Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementacion, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organización.
*Análisis de factores tangibles o intangibles.
*Análisis marginal.
*Análisis costo efectividad.
4.*Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios.
*Experiencia.
*Experimentación.
*Investigación.
5.*Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo del misma.
(*_*)FACTOR HUMANO:
A travez de la dirección los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y al mismo tiempo contribuir a al cumpliminto de los propósitos de la empresa. Los cuales deben poseer con los sigientes características (Dignidad personal, integración, motivación).
(*_*) ETAPAS:
1.*Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.
2.* Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
3.* Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.
4.* Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
5.* Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera correcta.
¿QUÉ RELACIÓN TIENE EL PROCESO ADMINISTRATIVO CON LA TOMA DE DECISIONES?
En que ambas se utilizan para obtener una buena administración en cualquier organizacion ya que la toma de desiciones es practicamente el motor de los negocios y el proceso administrativo es aquel que se encarga de de las actividades que se deben cumplir para obtener un fin.
CONTROL
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
(*_*) IMPORTANCIA: El control es de vital importancia dado que:
1.*Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2.*Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
3.*Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4.*Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5.*Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6.*Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.*Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en eL logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
(*_*) PRINCIPIOS: La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
1.*A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
2.*De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3.*De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
4.*De las desviaciones.Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5.*Costeabilidad.Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte.
6.*De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.
6.*De la función controlada.La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
(*_*) PROCESO DE CONTROL:
*Establecimiento de estándares. Un estándar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización.
1.*Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
2:*Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadologicas.
3.*Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa.
4.*Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.
5.*Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
6.*Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los limites de productividad del personal de la empresa.
(*_*) ETAPAS:
1.*Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es mas que los objetivos definidos de la organización.
2.*Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
3.*Corrección: La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.
4.*Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
5.*Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organitiva y reflejar su eficacia.
(*_*)TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DEL CONTROL.
1.*Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es mas que los objetivos definidos de la organización.
2.*Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
3.*Corrección: La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.
4.*Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
5.*Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organitiva y reflejar su eficacia.
(*_*)TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DEL CONTROL.
Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Inclusive otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la actividad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa.
*_*=Estados financieros: La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros. Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo.
*_*=Estado de resultados: El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una utilidad, por lo general durante el anterior año calendario fiscal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido durante el anterior periodo, así como el costo de los artículos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) La utilidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores que la utilidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.
El estado de resultados es útil para medir la actual rentabilidad de las operaciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las utilidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa.
*_*=Balance general: El balance general refleja la posición financiera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden el balance general: Los activos de la empresa, sus pasivos y el capital contable.
Los activos se clasifican como circulantes o fijos. Los artículos circulantes son aquellos que se espera que sean convertidos a efectivo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un año. Algunos ejemplos comprenden al efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Los activos fijos son a un plazo, mayor proporcionando típicamente a la empresa beneficios a través de un periodo mas largo. Los terrenos, edificios y el equipo son ejemplo de activos fijos.
Los pasivos representan obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los activos, los pasivos clasifican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar.
El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han invertido mas cualquier utilidad retenida.
Podrá representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que refleja la ecuación contable será activos - pasivos = capital contable.
*_*=Estado de flujo efectivo:medir el flujo de entrada y de salida de efectivo de un negocio resulta ser la función del estado de flujo de efectivo. Mediante un análisis de flujo de efectivo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efectivo y determinar que tan buena ha sido la administración de efectivo. En caso de que hubiera faltantes en efectivo se podrán hacer arreglos para adquirir mayores cantidades de efectivo por adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa.
*_*=Análisis de Razones: Los estados financieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situación financiera de una empresa. Estos estados son de interés no solo para el cuerpo de administración de la empresa, sino también para los posibles inversionistas y acreedores quienes están considerando ya sea dar crédito a la empresa o colocar dinero en ella. Un uso de los estados financieros tanto para los administradores como para los acreedores potenciales e inversionistas, lo representa el análisis de razones, los cuales descansan en información típicamente localizada dentro del estado de resultados y balance general de la empresa. Ejemplo de tales razones comprenden medidas relacionadas con la tasa de rendimiento, solvencia, posición de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el mercado.
El análisis de razones es útil como medida de la actuación de la empresa en el actual año. Los resultados del presente año se podrían comparar con los periodos anteriores de manera que se puedan detectar las tendencias. Además, se podrán hacer comparaciones con otras empresas de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este tipo de información, los otorgantes de crédito o prestamistas y los inversionistas podrían decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto de control interno, la administración debería utilizar el análisis de razones para poder fortalecer punto débil y revertir tendencias que se están moviendo en una dirección o sentido negativo.
*_*=Presupuesto: Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo. Algunos presupuesto se pueden expresar en términos distintos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.
*_*=Sistema de Control Logístico: Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción especifica que pudiera dar como resultado una eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.
(*_*) BIBLIOGRAFIA:
Perú 1996
- CHAVENATO IDALBERTO: Administración Edit. Mac Grill Hill 2000
- DIAS DIAZ CARLOS: Administración. Edit. San Marcos Lima –Perú 2002
- RUIZ MARQUILLO, DARWIN: Organización y Administración de empresas Trujillo- Perú 2000.
- REYES PONCE AGUSTIN: Administración Edit. Limusa México 2000.
- KOONTZ . A O`DONNELL: Curso de Administración Moderna. Edit.Mc
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-http://html.rincondelvago.com/proceso-administrativo_1.html
